Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi samler inn er:

• Sande Gård AS
• Org.nr: 871 580 642
• Kongshaugveien 21, 4050 Sola
• Telefon: 51 71 51 00
• E-post: firmapost@sandegaard.no
• Daglig leder: Mikal Sande

Dersom du har spørsmål om vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte oss på e-postadressen ovenfor.

2. Hvilke personopplysninger vi samler inn

Vi kan samle inn følgende kategorier av personopplysninger:

• Kontaktinformasjon: Navn, e-postadresse, telefonnummer og adresse som du oppgir via kontaktskjema, e-post eller telefon.
• Bedriftsinformasjon: Firmanavn, organisasjonsnummer, fakturaadresse og kontaktpersoner knyttet til bedriftskunder.
• Transaksjonsdata: Informasjon om bestillinger, leveranser, firmakortbruk, bilvaskabonnement og fakturahistorikk.
• Nettleserdata: IP-adresse, nettlesertype, operativsystem, besøkstidspunkt og sidevisninger som samles inn automatisk via informasjonskapsler og lignende teknologier når du besøker vår nettside.

3. Formål med behandlingen

Vi behandler personopplysninger for følgende formål:

• Levere tjenester: Oppfylle avtaler om levering av drivstoff, bilvask, industrimaling, smøreoljer og kjemikalier.
• Bestillinger og fakturering: Behandle bestillinger, administrere firmakort og abonnementer, samt utstede fakturaer.
• Kundeservice: Besvare henvendelser og gi veiledning via kontaktskjema, e-post og telefon.
• Forbedre nettsiden: Analysere bruken av nettsiden for å forbedre innhold, funksjonalitet og brukeropplevelse.
• Lovpålagte forpliktelser: Oppfylle krav i regnskapsloven, bokføringsloven og annen relevant lovgivning.

4. Rettslig grunnlag

Vår behandling av personopplysninger er basert på følgende rettslige grunnlag i henhold til GDPR artikkel 6(1):

• Samtykke (art. 6(1)(a)): Når du aktivt samtykker til behandling, for eksempel ved å akseptere informasjonskapsler som ikke er strengt nødvendige, eller ved å melde deg på nyhetsbrev.
• Avtaleoppfyllelse (art. 6(1)(b)): Når behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg, for eksempel levering av drivstoff, administrasjon av firmakort eller bilvaskabonnement.
• Rettslig forpliktelse (art. 6(1)(c)): Når vi er pålagt å behandle opplysninger etter lov, for eksempel oppbevaring av regnskapsdata i henhold til bokføringsloven.
• Berettiget interesse (art. 6(1)(f)): Når behandlingen er nødvendig for våre berettigede interesser, for eksempel å forbedre nettsiden og vår kundeservice, så lenge dette ikke krenker dine rettigheter.

5. Deling av personopplysninger

Vi selger aldri personopplysninger til tredjeparter. Vi kan dele personopplysninger med følgende kategorier av mottakere, og kun når det er nødvendig:

• Uno-X/YX: For administrasjon og drift av firmakort som benyttes på Uno-X- og YX-stasjoner.
• Revisor: Revisjon Vest AS mottar nødvendige opplysninger for å utføre lovpålagt revisjon.
• IT-leverandører: Leverandører som drifter våre systemer og nettsider kan ha tilgang til personopplysninger som del av sine tjenesteleveranser.

Alle tredjeparter som behandler personopplysninger på våre vegne har inngått databehandleravtale med Sande Gård AS, i samsvar med GDPR artikkel 28.

6. Oppbevaring og sletting

Vi oppbevarer personopplysninger kun så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, eller så lenge vi er lovpålagt å oppbevare dem:

• Regnskaps- og transaksjonsdata: Oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt, i henhold til bokføringsloven.
• Kontaktskjemahenvendelser: Oppbevares i inntil 12 måneder etter at henvendelsen er besvart og saken er avsluttet.
• Kundeforhold: Opplysninger knyttet til aktive kundeforhold oppbevares så lenge kundeforholdet består, og slettes etter lovpålagte oppbevaringsfrister er utløpt.
• Nettleserdata: Informasjonskapsler og tilknyttede data slettes i henhold til vår cookiepolicy.

7. Dine rettigheter

Som registrert har du følgende rettigheter i henhold til GDPR:

• Rett til innsyn: Du kan be om en kopi av personopplysningene vi har registrert om deg.
• Rett til retting: Du kan kreve at uriktige eller ufullstendige opplysninger rettes.
• Rett til sletting: Du kan be om at personopplysninger slettes, med mindre vi har lovpålagt plikt til å oppbevare dem.
• Rett til dataportabilitet: Du kan be om å få utlevert dine personopplysninger i et strukturert, alminnelig benyttet og maskinlesbart format.
• Rett til å protestere: Du kan protestere mot behandling som er basert på berettiget interesse.
• Rett til å trekke samtykke: Dersom behandlingen er basert på samtykke, kan du når som helst trekke dette tilbake.

For å utøve dine rettigheter, ta kontakt med oss på firmapost@sandegaard.no. Vi vil besvare din henvendelse innen 30 dager.

8. Klage til Datatilsynet

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke er i samsvar med personvernregelverket, har du rett til å klage til Datatilsynet. Du finner mer informasjon på www.datatilsynet.no.

9. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved behov. Ved vesentlige endringer vil vi informere om dette på vår nettside. Vi anbefaler at du jevnlig gjennomgår denne erklæringen for å holde deg oppdatert.